Политика обработки персональных данных
Общие положения
ООО «ДокументМоторс» (далее — Организация) уделяет особое внимание вопросам защиты персональных данных при их обработке в Организации и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) утверждена в качестве одной из принимаемых Организацией мер по обеспечению защиты персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. №99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).
Политика разъясняет субъектам персональных данных, каким образом и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются Организацией, а также отражает права субъектов персональных данных и механизм их реализации.
Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), а также к обработке файлов cookie на интернет-сайте Организации.
Почтовый адрес Организации: Республика Беларусь, 220012, г. Минск, ул. Платонова, д. 49, корп. А, пом. 802
Адрес сайта: documentmotors.by
Адрес электронной почты: office@documentmotors.by
Цели, основания и сроки обработки персональных данных
| Цели обработки персональных данных | Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных | Срок хранения персональных данных |
|---|---|---|---|---|
| Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений | Лица, направившие обращение. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, адрес места жительства или места пребывания, суть обращения, иные персональные данные, указанные в обращении | Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 и абзац шестнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 1 статьи 3 Закона Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“) | 5 лет с даты последнего обращения. 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений |
| Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров, не связанных с осуществлением основных задач, возложенных на Организацию (например, поставка, купля-продажа, подряд и т.п.) | Лица, уполномоченные на подписание договора | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, должность, личная подпись, иные данные, указанные в договоре и документах, связанных с его исполнением | В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абзац пятнадцатый статьи 6 Закона). В случае заключения договора с юридическим лицом – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса) | 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора |
| Обработка заявок, поступающих через сайт, по телефону, электронной почте, через мессенджеры и иные каналы связи | Лица, направившие заявку. Представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Иные лица, чьи персональные данные указаны в заявке | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, номер телефона, адрес электронной почты, наименование организации, должность, содержание запроса, сведения о транспортном средстве, машине, оборудовании или компоненте, если они указаны в заявке, иные данные, предоставленные субъектом персональных данных | Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных. В случае если обработка необходима для заключения договора с субъектом персональных данных — обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абзац пятнадцатый статьи 6 Закона). | До достижения цели обработки заявки и завершения взаимодействия по ней, но не более 1 года с даты последнего взаимодействия, если по заявке не заключен договор. В случае заключения договора — в течение сроков хранения документов, связанных с заключением и исполнением договора, установленных законодательством. |
| Оказание услуг и сопровождение клиентов по направлениям деятельности Организации | Клиенты — физические лица. Индивидуальные предприниматели. Представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Иные лица, чьи персональные данные содержатся в документах, предоставленных для оказания услуги | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, номер телефона, адрес электронной почты, наименование организации, должность, сведения о транспортном средстве, машине, оборудовании, шасси или компоненте, сведения из технических, регистрационных, таможенных, страховых и иных документов, предоставленных для оказания услуги | При оказании услуг физическому лицу или индивидуальному предпринимателю — обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абзац пятнадцатый статьи 6 Закона). При оказании услуг юридическому лицу и обработке персональных данных его представителей — обработка персональных данных, необходимая для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона). | В течение срока оказания услуги. После завершения оказания услуги — в течение сроков хранения документов, связанных с заключением и исполнением договора, если услуга оказывалась на основании договора, либо в течение иных сроков, установленных законодательством. |
| Защита прав и законных интересов Организации при рассмотрении претензий, споров, запросов государственных органов и иных уполномоченных лиц | Клиенты. Представители клиентов. Контрагенты. Представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Иные лица, чьи персональные данные содержатся в документах, связанных с претензией, спором или запросом | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, номер телефона, адрес электронной почты, должность, сведения из договоров, заявок, актов, счетов, переписки, претензий, запросов и иных документов, необходимых для защиты прав и законных интересов Организации | Обработка персональных данных в связи с договором, подписанным документом или выполнением обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абзацы пятнадцатый, шестнадцатый и двадцатый статьи 6 Закона). | В течение срока рассмотрения претензии, спора или запроса. После завершения рассмотрения — в течение сроков хранения соответствующих документов, установленных законодательством |
| Организация оказания информационно-консультационных услуг | Лица, уполномоченные на подписание договора | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица, личная подпись, иные персональные данные (при необходимости) | В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абзац пятнадцатый статьи 6 Закона). В случае заключения договора с юридическим лицом – обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса) | 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора |
Передача персональных данных и трансграничная передача
3. Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.
4. Организация предоставляет персональные данные третьим лицам только при наличии правового основания, в том числе в случаях, предусмотренных законодательными актами, договором либо согласием субъекта персональных данных.
5. В рамках обработки персональных данных, предусмотренной настоящей Политикой, трансграничная передача персональных данных Организацией не осуществляется. Обработка файлов cookie регулируется отдельной политикой.
Права субъекта персональных данных
6. Субъект персональных данных имеет право:
6.1. на отзыв своего согласия, если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, если обработка осуществляется на основании договора либо в соответствии с требованиями законодательства;
6.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:
- место нахождения Организации;
- подтверждение факта обработки персональных данных Организацией;
- персональные данные субъекта и источник их получения;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- срок, на который дано согласие, если обработка осуществляется на основании согласия;
- наименование и место нахождения уполномоченного лица, если обработка поручена такому лицу;
- иную информацию, предусмотренную законодательством;
6.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными;
6.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
6.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
6.6. обжаловать действия, бездействие и решения Организации, нарушающие права субъекта персональных данных при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных;
6.7. требовать возмещения морального вреда, причиненного вследствие нарушения его прав при обработке персональных данных.
Порядок реализации прав субъекта персональных данных
7. Для реализации прав, связанных с обработкой персональных данных, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме либо в виде электронного документа. Такое заявление должно содержать:
- фамилию, собственное имя, отчество, если таковое имеется, адрес места жительства или места пребывания субъекта персональных данных;
- дату рождения субъекта персональных данных;
- изложение сути требований субъекта персональных данных;
- идентификационный номер субъекта персональных данных, а при отсутствии такого номера — номер документа, удостоверяющего личность, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
- личную подпись или электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.
8. Сообщения, направленные по электронной почте без электронной цифровой подписи, а также обращения по телефону не рассматриваются как заявления субъекта персональных данных о реализации прав, предусмотренных Законом.
9. За содействием в реализации прав себъект персональных данных может обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на адрес электронной почты office@documentmotors.by